Несмотря на то, что Президент Республики Беларусь не вводит строгий карантин в стране, во многих компаниях работников, чьи функции возможно выполнять вне рабочего места, переводят на удаленный режим. В социальных сетях предлагают неоднозначные «на раз-два» варианты оформления таких изменений.
Действительно ли так легко «перевести» работника на удаленный режим работы и не нарушить при этом законодательство о труде?
Адвокат адвокатского бюро «Степановский, Папакуль и партнёры» Пучковская Оксана и помощник адвоката Кухаренко Наталия проанализировали ситуацию и предлагают свой взгляд на сложившиеся стереотипы относительно оформления работников «на удаленку».
Миф №1.
Наниматель только оформляет приказ о введении удаленной работы.
В рамках действующего законодательства оформление удаленной работы возможно только через введение условия о работе на дому или о дистанционной работе (такой вид работы возможен для тех работников, которые в процессе выполнения должностных обязанностей используют информационно-коммуникационные технологии (компьютеры/ноутбуки, интернет, мессенджеры, компьютерные программы, приложения и т.д.).
Итак, если наниматель инициирует установление удаленного режима работнику, который, как правило, работает в офисе, то это будет расцениваться как изменение существенных условий труда[1] (далее — ИСУТ), которое должно быть обосновано производственными, организационными или экономическими причинами. Изменение условий работы в целях предотвращения распространения вирусных заболеваний (коронавируса), полагаем, может считаться обоснованной причиной для введения «удаленной работы». При этом, согласно ТК наниматель должен предупредить работника об этом не позднее чем за месяц[2].
Лайфхак: На сегодняшний день Декретом №5 установлен сокращенный срок предупреждения работника об ИСУТ — не позднее чем за 7 дней[3]. По юридической силе данный акт стоит выше кодекса[4], поэтому до внесения изменений в Декрет № 5 использование 7-дневного срока предупреждения будет законным.
Таким образом, немедленно оформить работника на надомный труд или дистанционную работу посредством издания приказа в такой ситуации не получится.
Вместе с тем, в сложившихся условиях в стране, работники, в целях личной безопасности, будут заинтересованы работать в таких условиях. Инициатива об установлении «удаленной работы» может исходить и от самого работника, путем обращения к нанимателю с соответствующим заявлением. В данном случае законодательством не предусмотрены сроки уведомления для перехода работников на дистанционную работу, работу на дому.
При этом следует помнить, что не всякая работа (например, кадровика или сантехника) может выполняться на дому или дистанционно.
Миф №2.
Заявление работника + приказ нанимателя = удаленная работа.
Как мы указали выше, предложение удаленной работы является изменением существенных условий труда. Достигнутое соглашение об ИСУТ необходимо закрепить в трудовом договоре.
После того как работник подал заявление, необходимо подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с работником и издать приказ об установлении дистанционной работы.
В дополнительном соглашении рекомендуем прописать достаточно подробно практические правила/руководство для работников по удаленной работе, например, в части рабочего времени, внести пункт об обязанности работника отвечать на телефонные звонки и электронные письма нанимателя в течение установленного рабочего времени, порядок обмена документами, порядок использования оборудования и другое.
Необходимо отметить некоторые удобства, введенные крупными компаниями в сфере IT-технологий на период неблагополучной эпидемиологической ситуации в мире.
Так, с 10 марта Microsoft на полгода добавит видеосвязь в бесплатную версию Teams — приложения, которое позволяет сотрудникам общаться друг с другом. Ранее бесплатный доступ к Teams был доступен только жителям Китая. Компания Google предоставит бесплатный доступ до 1 июля к расширенным функциям для проведения встреч с друзьями и знакомыми (Hangouts Meet) всем клиентам G Suite и G Suite for Education по всему миру.
Справочно: при отсутствии риска снижения эффективности деятельности предприятия, наниматель вправе использовать иные варианты оформления отсутствия работника на работе, например: посредством оформления социальных или трудовых отпусков.
Так, по заявлению работника наниматель вправе предоставить ему кратковременный социальный отпуск по семейно-бытовым или иным личным причинам без сохранения заработной платы[5]. По общему правилу данный вид социального отпуска предоставляется на срок не более 30 календарных дней, но в локальных правовых актах возможно предусмотреть больший срок.
Наниматель имеет право досрочно предоставить трудовой отпуск в случае исключительных и заранее не предвиденных обстоятельств[6].
Социальный отпуск в связи с необходимостью временной приостановки работ без сохранения (с частичным сохранением) заработной платы наниматель вправе предоставить работнику с его письменного согласия, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением (продолжительность такого отпуска суммарно не должна превышать 6 календарных месяцев в течение календарного года)[7]. В завершение, по договоренности между нанимателем и работником наниматель вместо социального отпуска без сохранения заработной платы может предоставить работнику часть трудового отпуска по правилам, установленным ТК[8].
Таким образом, процедура, не нарушающая трудовое законодательство при оформлении дистанционной работы для работника по его инициативе, выглядит следующим образом:
- получение заявления работника с просьбой об установлении условия о дистанционной работе на определенный срок, указываемый в заявлении;
- составление дополнительного соглашения к трудовому договору, в котором необходимо указать период дистанционной работы, время обязательное для нахождения на связи с нанимателем (телефонные звонки, e-mail, социальные сети, мессенджеры), порядок обмена документами и т.д.
- издание приказа нанимателем о дистанционной работе.
Нанимателям следует учитывать данные особенности оформления работников на удаленную работу, а адвокаты Адвокатского бюро «Степановский, Папакуль и партнеры» всегда готовы помочь в подготовке необходимых документов.
Ситуация из практики: что делать, если работник отказывается от командировки из-за коронавируса?
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы[9].
Отметим, что работник не имеет права отказаться от командировки без уважительных причин (за исключением категории лиц, для которых при направлении в командировку требуется согласие работника[10]). Для остальных категорий работников отказ без уважительных причин от поездки в другую местность для выполнения служебного задания может являться основанием для привлечения к дисциплинарной ответственности[11].
Уважительность причины отказа от командировки определяет наниматель. Как правило, такими причинами считаются болезнь работника или членов его семьи, смерть близкого родственника.
Вместе с тем, одной из обязанностей нанимателя является принятие необходимых мер по профилактике и предупреждению не только профессиональных, но и иных заболеваний работников[12], в связи с чем полагаем, что отказ от командировки в центры с нестабильной эпидемиологической ситуацией (Китай, Иран, Южная Корея, Италия, Испания и т.д.), а также в страны, в которых введены карантинные мероприятия наниматель вправе считать уважительной причиной.
Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя[13]. Соответственно, и отмена командировки производится приказом с отражением причин отмены.
В случае принятия нанимателем решения об отмене служебной командировки за границу работник обязан представить отчет об израсходованных суммах, а также возвратить иностранную валюту или белорусские рубли не позднее трех рабочих дней, исключая дату принятия нанимателем такого решения. При полном возврате работником полученного аванса отчет об израсходованных суммах не составляется[14].
Возврат денежных средств за проезд (перелет).
Необходимо обратить внимание, в случае отмены командировки в связи со сложившейся ситуацией в мире у нанимателя существует несколько вариантов возврата денежных средств.
На сегодняшний день белорусская железная дорога и главный авиаперевозчик страны – Белавиа, отменяют многие рейсы в связи с ситуацией, вызванной коронавирусом.
На сайте Белорусской железной дороги (далее – БЖД), а также на сайте Белавиа имеется актуальная информация об отмененных рейсах.
БЖД предлагает неиспользованные проездные документы на отмененные поезда вернуть в билетных кассах без взимания дополнительных плат и сборов[15].
В случае, если рейс компании Белавиа отменен возможно два варианта разрешения ситуации:
- произвести возврат авиабилета и вернуть всю сумму без удержаний;
- однократно изменить дату полета по тому же маршруту до 31 декабря 2020 без дополнительных сборов в пределах одного класса обслуживания[16].
Информацию об отмененных рейсах компании Белавиа можно проверять здесь: https://belavia.by/covid_otmena_reisov/.
Информацию о полетах других авикомпаний из Минска можно проверять здесь: https://airport.by/ .
С информацией Международной ассоциации воздушного транспорта IATA по ограничениям, введенным отдельными странами, можно ознакомится на сайте iatatravelcentre.com.
В случае, если Белавиа не отменила соответствующий рейс, внесение изменений и возврат стоимости билетов возможен в соответствии с обычными правилами примененного тарифа.
В компании Белавиа установлены 4 тарифа, в зависимости от выбранного клиентом, возможны изменения даты рейса, возврат неиспользованного билета до времени вылета и после. С данным порядком подробнее можно ознакомиться здесь: https://belavia.by/pravila-tarifov/ .
Таким образом, при возврате авиакомпанией покупателю (юридическому лицу — нанимателю) стоимости билетов, в бухгалтерии нанимателя записи сторнируются, т.е. возвращаются на позицию до оплаты билетов нанимателем. Если стоимость билетов уже была отнесена нанимателем на затраты, то с затрат она снимается, если не была отнесена, то просто делаются проводки о возврате суммы. В данной ситуации неблагоприятных последствий для нанимателей не предполагается.
При возврате авиакомпанией частичной стоимости или при полном отказе от возврата стоимости билета, данные расходы компании-приобретателя будут покрываться за счет чистой прибыли, т.е. расходы не относимые на затраты компании для целей налогообложения. В таком случае наниматель несет потери в части частично возвращаемой стоимости либо полной стоимости невозвращенного билета.
Возврат неиспользованных проездных документов (билетов) по странам СНГ и Балтии (Содружества Независимых Государств, Грузии, Латвийской Республики, Литовской Республики, Эстонской Республики и др.), а также по странам дальнего зарубежья осуществляется в порядке, предусмотренном Соглашением о международном пассажирском сообщении (СМПС). С ним возможно ознакомиться здесь: https://www.rw.by/help/tickets/return/.
[1] Ч.1 ст. 32 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК);
[2] Ч.3 ст. 32 ТК;
[3] П.3.2 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций»;
[4] П.2 ст. 23 Закон Республики Беларусь от 17.07.2018 N 130-З «О нормативных правовых актах»;
[5] Ст.190 ТК;
[6] Ст. 172 ТК;
[7] Ст.191 ТК;
[8] ч. 1 ст. 174 ТК (ст. 192 ТК).
[9] Ч.1 ст.91 ТК;
[10] — женщины, имеющие детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов до 18 лет) (ч. 2 ст. 263 ТК).
— работающие отцы, воспитывающие детей без матери (в связи с ее длительным (более месяца) пребыванием в организации здравоохранения и по другим причинам), одинокие родители, а также опекуны (попечители) детей, поскольку они имеют право на гарантии, предоставляемые законодательством, коллективным договором, соглашением работающим женщинам-матерям (ч. 2 ст. 263 ТК, ч. 5 ст. 271 ТК)
— работники, которые направляются в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней (ч. 4 ст. 93 ТК);
— инвалиды независимо от группы инвалидности (ч. 6 ст. 287 ТК);
[11] Пп. а) ч. 2 п. 31 постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 29.03.2001 № 2 «О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде»;
[12] П. 6 ч. 1 ст. 55 ТК;
[13] Ч.1 ст. 93 ТК, п. 2 Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках» (далее – Постановление №176);
[14] П. 87 Постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 «Об утверждении Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами» (далее — Инструкция № 117);
[15] https://www.rw.by/corporate/press_center/news_of_passengers/2020/03/;
