Для многих успешных соискателей, с кем наниматели заключали контракты в последнее время, стал сюрпризом тот факт, что их не попросили написать автобиографию и описать основные этапы личной жизни и трудовой деятельности в хронологическом порядке.
Что же изменилось?
02.06.2024 утратила силу действовавшая более 20 лет Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 №2.
Вместо нее стала действовать новая инструкция, утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23.05.2024 №29.
(А). Некоторые основные новеллы:
1. Было: существовала юридическая обязанность вести личные дела на всех руководителей, специалистов и некоторых других работников.
Стало: сохранилась юридическая обязанность вести личные дела на руководителей и специалистов лишь гос.организаций, а в отношении остальных работников — на усмотрение руководителя компании.
Таким образом, частные компании получили безусловную возможность самостоятельно решать, требуется заводить личные дела на своих работников или нет.
2. Было: ведение личных дел обязана была осуществлять кадровая служба (специалист по кадрам).
Стало: ведение личных дел вправе осуществлять любое структурное подразделение (работник) по решению руководителя компании.
Таким образом, сейчас на любого работника компании можно возложить обязанности выполнять эти функции и ничего при этом не нарушить.
3. Было: в личное дело необходимо было включать автобиографию.
Стало: автобиография исключена из обязательных документов личного дела.
(Б). Самое важное об ответственности:
В то же время важно помнить, что за любой юридической обязанностью должна следовать мера юридической ответственности (т.е. раз есть нарушение – должно быть и наказание). Однако тот, кто в бизнесе давно, знает, что до вступления в силу новой редакции КоАП (01.03.2021) как раз и не было установлено ответственности за незаведение личного дела, т.к. часть четвертая ст.9.19 КоАП предусматривала ответственность только за те нарушения законодательства о труде (за исключением несвоевременной выплаты заработной платы, нарушений порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда и т.п.), которые реально причиняли вред работнику.
Со вступлением же в силу новой редакции КоАП (01.03.2021) несоблюдение установленного порядка приема на работу, т.е. и незаведение личного дела, уже не обязано квалифицироваться специальным признаком – не должно причинять вред работнику, чтобы подлежать ответственности, а наоборот уже оценивается формально: имеет место нарушение – значит, должен и иметь место штраф (директору) в размере от 2 до 20 базовых величин.
Таким образом, незаведение личного дела как раньше с ничтожной долей вероятности могло повлечь наложение штрафа на директора компании, так и теперь уже совсем наверняка не может его повлечь.
По сути сейчас случилось приведение положений Инструкции в соответствие с действующей редакцией КоАП и правоприменительной практикой.
