Автор Ольга Ленкевич
Довольно часто белорусские организации получают вопросы от иностранных контрагентов, возможен ли электронный документооборот по каждой конкретной сделке и что для этого необходимо.
На практике электронные документы, подписанные электронно-цифровой подписью, белорусские субъекты хозяйствования используют при:
- подаче в налоговый орган налоговых деклараций, заявлений, сообщений, запросов, иной информации посредством системы электронного декларирования в программном обеспечении АРМ «Плательщик» либо через личный кабинет плательщика;
- представлении годовой индивидуальной бухгалтерской (финансовой) отчетности;
- создании, выставлении (направлении), получении, подписании и хранении ЭСЧФ посредством портала vat.gov.by;
- работе с платежными документами посредством систем дистанционного банковского обслуживания;
- представлении государственной статистической отчетности;
- представлении форм персонифицированного учета;
- подаче заявлений об осуществлении административных процедур через единый портал электронных услуг;
- функционировании механизма электронных накладных, транспортных и товаросопроводительных документов (ТТН, ТН) в отношении поставок, совершаемых на территории Беларуси;
- заключении договоров в электронном виде (не очень распространенная практика, как правило, договоры подписывают в бумажном виде);
- составлении первичных учетных документов (ПУД) (не очень распространенная практика, как правило, первичные учетные документы белорусские компании оформляют в бумажном виде).
В настоящее время в Беларуси действуют 5 аттестованных EDI-провайдеров (операторов электронного документооборота), с использованием услуг которых можно осуществлять электронный документооборот, в том числе в части электронных накладных.
Обратите внимание, что есть и иные способы подписания документов, в том числе с помощью сервисов, которые позволяют достоверно установить, что текстовый документ подписан лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими лицами (факсимильное воспроизведение собственноручной подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронная цифровая подпись или другой аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию соответствующих лица или лиц).
Однако такие современные сервисы, как, к примеру, DocuSign, не являются ЭЦП в понимании Закона об электронном документообороте, но посредством таких сервисов может осуществляться электронный документооборот с использованием аналога собственноручной подписи.
При этом согласно требованиям Закона «О бухгалтерском учете и отчетности» не допускается использование аналогов собственноручной подписи (за исключением ЭЦП) лица, ответственного за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления в первичных учетных документах:
- включенных в перечень ПУД, установленный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24 марта 2011 г. № 360;
- подтверждающих совершение хозяйственных операций с участием двух и более участников, за исключением ПУД, составляемых участником хозяйственной операции единолично в случаях, установленных законодательными актами и (или) определенных Министерством финансов.
Перечень случаев, когда допускается единоличное составление ПУД, определен постановлением Министерства финансов от 12.02.2018 № 13. Кроме того, такие случаи могут устанавливаться и иными законодательными актами, например:
- по операциям резидентов ПВТ с нерезидентами (Положение о ПВТ, утв. Декретом Президента № 12).
- по операциям с токенами (НСБУ №16 «Цифровые знаки (токены)»);
Важно, что в настоящий момент нет возможности обмена электронными товаросопроводительными документами при трансграничной торговле между белорусской и иностранной организацией.
Сертификат иностранного открытого ключа признается в Беларуси в случаях, определенных международным договором Республики Беларусь. Он предусматривает взаимное признание сертификатов открытых ключей (Ч. 1 ст. 30 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).
Для обмена электронными документами с иностранными контрагентами (в том числе российскими) требуется:
- с правовой точки зрения: международное соглашение о взаимном признании сертификатов открытых ключей, заключенное и действующее между Республикой Беларусь и иностранным государством;
- с технической точки зрения: такие сертификаты необходимо «встроить» в ЭЦП и разработать специальные информационные системы для обмена электронными документами с иностранными контрагентами.
В настоящее время международное соглашение о взаимном признании сертификатов открытых ключей заключено Республикой Беларусь только с Республикой Казахстан (Соглашение о регистрации ДТС РБ в ДТС РК от 02.09.2019 № 25).
В конце июня 2021 года был запущен второй пилотный проект, целью которого – переход на обмен электронными товаросопроводительными документами и их признание при трансграничной торговле между Беларусью и Россией. Техническую реализацию второго этапа пилотного проекта от Беларуси обеспечивали Национальный центр электронных услуг – оператор доверенной третьей стороны (ДТС), а также аттестованные операторы электронного документооборота (EDI-провайдеры) ООО «Современные технологии торговли» и ООО «Электронные документы и накладные».
Министерство по налогам и сборам объявило о завершении пилотных проектов по обмену электронными товаросопроводительными документами при трансграничной торговле между Беларусью и Россией. По результатам работы был утвержден план мероприятий по распространению применения схемы трансграничного электронного документооборота на все хозяйствующие субъекты Беларуси и России.